Praxisbericht zur erfolgreichen Digitalisierung im Mittelstand

Ausgangslage: Wenn gewachsene Strukturen zur Bremse werden

PTM Protex ist seit fast 20 Jahren ein erfolgreicher Anbieter im Bereich Textilveredelung. Qualität, Zuverlässigkeit und Kundennähe zeichnen das Unternehmen aus. Doch mit zunehmendem Wachstum und einer wachsenden Produktvielfalt stießen die internen Prozesse an ihre Grenzen. Individuelle Auftragsbearbeitung, verschiedene Produktionsschritte, komplexe Artikelvarianten – all das wurde bis dahin über mehrere voneinander getrennte Systeme und manuelle Abläufe gesteuert. Besonders bei der Koordination von Bestellungen, Lagerbewegungen, Versand und Buchhaltung machte sich der Mangel an Automatisierung bemerkbar.

Die Folge: Medienbrüche, hoher Zeitaufwand, ein erhöhtes Fehlerrisiko und eine wachsende Intransparenz über laufende Prozesse. Das Unternehmen stand vor der Frage: Wie lassen sich Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit gleichzeitig verbessern?

Die Entscheidung für Xentral: Ein System, das sich anpasst

PTM Protex entschied sich für das ERP-System Xentral, das speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Xentral überzeugte durch seine modulare Struktur, eine klare Benutzeroberfläche und insbesondere durch seine hohe Flexibilität bei der Prozessabbildung. Im Gegensatz zu vielen anderen ERP-Systemen zwingt Xentral Unternehmen nicht in ein starres Korsett, sondern lässt sich individuell an die betrieblichen Abläufe anpassen.

Gemeinsam mit einer erfahrenen Partneragentur BDG Solutions wurde im Sommer 2024 das Einführungsprojekt gestartet. In einem strukturierten Onboarding-Prozess:

der Import sämtlicher Stammdaten (Produkte, Artikelvarianten, Kundendaten)
die Einrichtung interner Workflows (z. B. Mahnwesen, Retourenlogik, Pick- und Packprozesse)
die Konfiguration von Reports und Beleglayouts mittels Smarty-Templates
die Einbindung eines Drittsystems via FTP für individuelle Übertragungsprozesse

Das Besondere: Viele dieser Schritte gingen über den Standard hinaus und wurden in enger Zusammenarbeit mit PTM passgenau entwickelt.

Praktischer Nutzen: Klar definierte Abläufe und mehr Transparenz

Seit dem Livegang im November 2024 hat sich der Arbeitsalltag bei PTM grundlegend verändert. Wo zuvor E-Mails, Excel-Tabellen und Papierbelege dominierten, sorgen heute digitale Workflows für Struktur und Geschwindigkeit. Zu den wichtigsten Verbesserungen , die mit den Consultants und Entwicklern von BDG in Xentral umgesetzt wurden, zählen:

1. Auftragsabwicklung: Von der Anfrage zur Auslieferung

Aufträge durchlaufen nun standardisierte Prozesse: Von der Angebotserstellung über die Produktionsfreigabe bis hin zur Versandabwicklung ist jeder Schritt klar definiert. Belege werden automatisch erzeugt, Fristen und Status sind für alle Beteiligten transparent einsehbar. Das reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitung deutlich.

2. Lager & Logistik: Bestände im Griff

Die Lagerverwaltung wurde in Xentral zentralisiert. Artikelbewegungen, Wareneingänge und Kommissionierungen werden digital erfasst, Lagerplätze verwaltet und der Bestand in Echtzeit überwacht. Damit lässt sich nicht nur besser disponieren – auch Retouren und Nachproduktionen können schneller abgewickelt werden.

3. Buchhaltung & Controlling: Zahlen in Echtzeit

Xentral erstellt automatisiert Rechnungen, überwacht Zahlungen und mahnt offene Posten. Die Buchhaltung kann jederzeit auf tagesaktuelle Zahlen zugreifen. Analysen wie Umsatzentwicklung, DB-Kalkulation oder Kundenwert stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Das Controlling wird so zur strategischen Steuerungsinstanz.

4. Prozesssicherheit und Skalierbarkeit

Workflows wie das Mahnwesen, die Produktionsfreigabe oder der Versandprozess laufen heute softwaregestützt nach festen Regeln ab. Neue Mitarbeitende können schneller eingearbeitet werden, Prozesse skalieren besser mit dem Wachstum. Das gesamte Unternehmen ist dadurch zukunftssicherer aufgestellt.

5. Anbindung von Arbeitsbekleidungsshops – halbautomatisiert und effizient

Ein weiterer, entscheidender Vorteil für PTM Protex ist die Möglichkeit, über Xentral nahezu jeden Arbeitsbekleidungsshop anzubinden – mit eindeutig zuordenbaren Artikelnummern. Dadurch lassen sich Kundenprojekte individuell umsetzen: Unternehmen können ihren Mitarbeitenden eigene Bekleidungsshops bereitstellen, in denen Produkte mit Firmenlogo und klaren Vorgaben ausgewählt und bestellt werden. PTM übernimmt dabei sowohl die textile Bemusterung als auch die technische Umsetzung. Durch Xentral wird eine kostengünstige, halbautomatisierte und fehlerfreie Abwicklung möglich – von der Bestellung bis zum Versand, nahezu on demand.

Xentral Connect: Schnittstellen, die mitwachsen

Ein wesentlicher Vorteil von Xentral ist die große Schnittstellenvielfalt. Mit dem neuen Modul Xentral Connect können Systeme wie Shops, Buchhaltungssoftware oder Logistiklösungen schnell angebunden werden. Auch individuelle Datenflüsse, etwa über FTP zu Produktionssystemen, lassen sich problemlos integrieren. Diese Offenheit garantiert, dass PTM auch in Zukunft flexibel bleibt: Neue Tools lassen sich integrieren, ohne das System neu aufzusetzen.

Ausblick: Feinjustierung und langfristige Strategie

Der Projektstart war bewusst pragmatisch gehalten: Zuerst sollten die wichtigsten Kernprozesse stabil laufen. Seit dem Go-Live im November wird das System nun kontinuierlich weiterentwickelt. Eine Vor-Ort-Beratung von Consultants unserer Beratungsagentur BDG Solutions, ist geplant, um gemeinsam mit dem BDG-Team die Arbeitsabläufe im Lager und der Fertigung noch feiner abzustimmen. Zusätzlich werden weitere Module evaluiert, etwa für Projektmanagement oder CRM.

PTM Protex hat mit der Entscheidung für Xentral einen wichtigen Meilenstein in seiner Digitalisierung erreicht. Der Weg zur ganzheitlichen Prozessoptimierung ist eingeschlagen – und das Unternehmen damit bereit für die nächsten Schritte seiner Erfolgsgeschichte.

Vom Chaos zur Klarheit – Wie PTM Protex mit Xentral interne Abläufe revolutionierte